La formula di rimborso, elaborata
Il rimborso chilometrico è una moltiplicazione una volta che hai risolto i due input:
Rimborso = Distanza × Tariffa per miglio
Esempio pratico: 120 miglia guidate per lavoro a una tariffa di $ 0,67 per miglio equivalgono a 120 × $ 0,67 = $ 80,40.
L’aritmetica è banale: il vero lavoro è registrare le distanze in modo accurato e utilizzare la tariffa corretta, poiché sia i datori di lavoro che le autorità fiscali in genere si aspettano una registrazione scritta, non solo un totale finale.
Ciò che una tariffa per miglio è effettivamente destinata a coprire
Una tariffa chilometrica non è solo denaro per il carburante: è una stima raggruppata che copre carburante, ammortamento, manutenzione ordinaria, pneumatici, assicurazione e registrazione, il tutto raggruppato in un'unica cifra per miglio. Ecco perché le tariffe standard in genere sono ben al di sopra del costo del solo carburante per miglio, ed è anche il motivo per cui molte autorità fiscali pubblicano tariffe separate per la guida aziendale, i viaggi medici o di trasloco e la guida di beneficenza, ciascuna delle quali riflette un diverso mix di ciò che è coperto.
Le tariffe vengono riviste periodicamente (spesso annualmente) per tenere traccia dei cambiamenti dei costi del carburante e dei veicoli, quindi vale la pena confermare la tariffa attuale per il tuo paese e il tuo anno fiscale piuttosto che fare affidamento su un numero di un vecchio segnalibro.
Tariffa standard rispetto al monitoraggio delle spese effettive
La maggior parte dei sistemi che offrono una tariffa chilometrica standard consentono anche l'alternativa: conservare ogni ricevuta effettiva (carburante, riparazioni, assicurazione, svalutazione) e richiedere invece il totale reale. La tariffa standard esiste appositamente per evitare questo onere contabile: moltiplicare la distanza per un numero pubblicato invece di riconciliare un cassetto pieno di ricevute. Tende a favorire gli autisti con veicoli ragionevolmente efficienti e a bassa manutenzione; qualcuno che gestisce un veicolo costoso da mantenere per lunghi viaggi d'affari potrebbe invece farsi avanti monitorando i costi effettivi. La modalità Confronta tariffe in questa pagina è progettata esattamente per questo tipo di controllo affiancato tra due figure candidate.
Mantenere un registro dei chilometri che effettivamente regge
Una richiesta di rimborso o di detrazione fiscale è valida solo quanto lo è la documentazione che la sostiene. Un registro completo del chilometraggio di solito include:
- La data di ogni viaggio
- Letture iniziali e finali del contachilometri o distanza totale del viaggio
- La destinazione e lo scopo commerciale
- La tariffa applicata e il conseguente importo del rimborso
Registrare i viaggi mentre accadono – piuttosto che ricostruire mesi di guida dalla memoria in seguito – è ciò che effettivamente regge se una richiesta viene messa in discussione.
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Questo calcolatore si concentra sui tassi di rimborso piuttosto che sul risparmio di carburante. Se ciò di cui hai effettivamente bisogno è un budget per il carburante per il viaggio, il Calcolatore del costo del carburante lo gestisce direttamente e il Calcolatore del chilometraggio del gas può calcolare l'MPG reale del tuo veicolo da un rifornimento.