La formule de remboursement, élaborée
Le remboursement du kilométrage est une multiplication une fois que vous avez trié les deux entrées :
Remboursement = Distance × Tarif par mile
Exemple concret : 120 miles parcourus pour le travail à un taux de 0,67 $ par mile équivaut à 120 × 0,67 $ = 80,40 $.
Le calcul est trivial : le véritable travail consiste à enregistrer la distance avec précision et à utiliser le taux correct, puisque les employeurs et les autorités fiscales attendent généralement une trace écrite, et pas seulement un total final.
Ce qu'un taux par mile est réellement censé couvrir
Un taux kilométrique n'est pas seulement de l'argent pour le carburant : il s'agit d'une estimation globale couvrant le carburant, l'amortissement, l'entretien de routine, les pneus, l'assurance et l'immatriculation, le tout regroupé en un seul chiffre par mile. C'est pourquoi les tarifs standard sont généralement bien supérieurs à ce que coûterait le carburant seul par kilomètre, et c'est également pourquoi de nombreuses autorités fiscales publient des tarifs distincts pour la conduite professionnelle, les déplacements médicaux ou de déménagement et la conduite caritative, chacun reflétant une combinaison différente de ce qui est couvert.
Les tarifs sont révisés périodiquement (souvent chaque année) pour suivre l'évolution des coûts de carburant et de véhicule. Il vaut donc la peine de confirmer le taux actuel pour votre pays et votre année fiscale plutôt que de vous fier à un chiffre provenant d'un ancien signet.
Tarif standard ou suivi des dépenses réelles
La plupart des systèmes qui proposent un taux kilométrique standard permettent également l'alternative : conserver chaque reçu réel (carburant, réparations, assurance, amortissement) et réclamer le total réel à la place. Le taux standard existe spécifiquement pour éviter ce fardeau de comptabilité : multiplier la distance par un nombre publié au lieu de rapprocher un tiroir rempli de reçus. Il tend à favoriser les conducteurs disposant de véhicules raisonnablement efficaces et nécessitant peu d’entretien ; quelqu'un qui utilise un véhicule coûteux à entretenir pour de longs voyages d'affaires pourrait s'en sortir en suivant les coûts réels à la place. Le mode Comparer les taux sur cette page est conçu exactement pour ce type de vérification côte à côte entre deux chiffres candidats.
Tenir un journal kilométrique qui tient réellement la route
Une demande de remboursement ou une déduction fiscale est aussi valable que le dossier qui la sous-tend. Un journal de kilométrage solide comprend généralement :
- La date de chaque voyage
- Relevés du compteur kilométrique de début et de fin, ou distance totale du voyage
- La destination et l’objet commercial
- Le tarif appliqué et le montant du remboursement qui en résulte
Enregistrer les déplacements au fur et à mesure qu’ils se produisent – plutôt que de reconstruire des mois de conduite de mémoire plus tard – est ce qui tient réellement le coup si une réclamation est jamais remise en question.
Outils associés
Ce calculateur se concentre sur les taux de remboursement plutôt que sur l’économie de carburant. Si vous avez réellement besoin d'un budget carburant pour un road trip, le Calculateur du coût du carburant gère cela directement, et le Calculateur de consommation d'essence peut déterminer le MPG réel de votre véhicule à partir d'un plein.